Τμήμα Διοίκησης
Προϊσταμένη: Αυγερινοπούλου Κρυσταλλία
Διεύθυνση: Παντανάσσης 30
Τηλέφωνα: 2610-966291, 2610-966221, 2610-966231
Fax: 2610-623948
Το τμήμα διοίκησης είναι το πρωτόκολλο του Δήμου και διαχειρίζεται τα εισερχόμενα – εξερχόμενα έγγραφα. Από το τμήμα πρωτοκόλλου περνάει το 95% της αλληλογραφίας του Δήμου.
Κύριες διαδικασίες:
- Η πρωτοκόλληση εγγράφων που αφορούν τους πολίτες
- Η παροχή βεβαιώσεων εγγυτέρων συγγενών (Άτυπα)
- Τηρεί το εμπιστευτικό Πρωτόκολλο και αρχείο του Δήμου, καθώς επίσης Μητρώον και αρχείο όσων διετέλεσαν δημοτικοί άρχοντες της πόλης και επίτιμοι Δημότες.
- Τηρεί βιβλίο των Συμβουλίων ή Επιτροπών από Δημοτικούς, Διαμερισματικούς, Δευτερεύουσα Διαχειριστική και Συνοικιακούς Συμβούλους ή άλλα πρόσωπα, που συγκροτούνται από ειδικές διατάξεις νόμων.
- Φροντίζει για όλα τα θέματα που αναφέρονται στον καθορισμό της διοικητικής περιφέρειας του Δήμου και τηρεί το σχετικό αρχείο.
- Φροντίζει για την παραλαβή και διανομή της Εφημερίδας της Κυβέρνησης στις Υπηρεσίες του Δήμου.
- Συγκεντρώνει και κοινοποιεί στις αρμόδιες Υπηρεσίες του Δήμου τους Νόμους, Διατάγματα, Αποφάσεις, Διαταγές, Εγκυκλίους κ.λ.π. σε αντίγραφα και τηρεί αρχείο των πρωτοτύπων τους.
- Καταρτίζει και υποβάλλει στο Δημοτικό Συμβούλιο την ετήσια λογοδοσία του Δημάρχου, όπως αυτή προβλέπεται από τη σχετική Νομοθεσία.
- Κατανέμει τους κλητήρες ανά Δ/νση και συντονίζει τους πλεονάζοντες, για τη σωστή λειτουργία των υπηρεσιών του Δήμου.
- Επιμελείται για την παραλαβή, τον χαρακτηρισμό, την πρωτοκόλληση, ευρετηρίαση και συσχετισμό όλων των εισερχομένων - εξερχομένων αιτήσεως και εγγράφων, καθώς και την τήρηση των πρωτοτύπων στο Αρχείο.
- Επιμελείται για την τήρηση του γενικού αρχείου του Δήμου. Μεριμνά γι' αυτήν βιβλιοδεσία και πρωτοκόλληση σε τόμους.
- Διεκπεραιώνει αυθημερόν, με το σύστημα διακίνησης εισερχομένων αλληλογραφίας, όλη την εισερχόμενη αλληλογραφία.
- Επιλαμβάνεται της Διεκπεραίωσης, γενικά, των εισερχομένων - εξερχομένων εγγράφων και της επικύρωσης των αντιγράφων τους από τον Προϊστάμενο του Τμήματος, βεβαιώνει το γνήσιο της υπογραφής των διοικητικών οργάνων του Δήμου.
- Βιβλιοδετεί στο τέλος κάθε έτους σε τόμους, τα στελέχη χρέωσης και υποχρέωσης της όλης αλληλογραφίας τα οποία αποτελούν το επίσημο στοιχείο διεκπεραίωσης και πληροφοριών του Δήμου.
Η σημαντικότερη διαδικασία είναι η πρωτοκόλληση εγγράφων και ο σωστός χαρακτηρισμός τους, έτσι ώστε να προωθηθούν κατάλληλα για διεκπεραίωση από τις αντίστοιχες υπηρεσίες.
Τα βήματα αυτής της διαδικασίας είναι:
- Ή έρχεται ο πολίτης με κάποιο έγγραφο για πρωτοκόλληση ή εισερχόμενα έγγραφα ή έγγραφα από τις διευθύνσεις (εξερχόμενα έγγραφα)
- Ανάλογα αν είναι εισερχόμενα ή εξερχόμενα έγγραφα, δίνονται στα αντίστοιχα έγγραφα πρωτοκόλλου . Ως εισερχόμενα θεωρούνται τα έγγραφα που είναι από πολίτες και άλλους φορείς (από το εξωτερικό περιβάλλον του Δήμου.)
- Αν έχουν ήδη αριθμό πρωτοκόλλου (είναι δηλ. εξερχόμενη αλληλογραφία) με τον ίδιο αριθμό που εισήλθε γράφεται το εξερχόμενο. Αν δεν έχει αριθμό εγγράφου, δίνεται.
- Χαρακτηρισμός του εγγράφου (Αν έχουν ήδη αριθμό πρωτοκόλλου δεν χαρακτηρίζονται)
- Διεκπεραίωση – Έλεγχος της αλληλογραφίας στις διευθύνσεις και τα τμήματα. Διαχωρισμός της αλληλογραφίας που στέλνεται με κλητήρες από αυτή που στέλνεται με το ταχυδρομείο ή με courier.
- Αποστολή της αλληλογραφίας στα τμήματα με τους κλητήρες
